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Digitalisierung steuerrelevanter Daten – Grundsätze zum Datenzugriff + Anforderungen

Von Mitgliedern der Länderkammern werden verstärkt Anfragen zu den gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung steuerrelevanter Daten gestellt.

Seit dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen im Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 (Bundesgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und 8) das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ beinhalten Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff. Sie wurden mit BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 veröffentlicht (Bundessteuerblatt Teil I S. 415).

Weder die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001 noch die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) vom 7. November 1995 (Bundessteuerblatt Teil I S. 738) verpflichten Ingenieurbüros jedoch dazu, originär in Papierform anfallende Unterlagen zu digitalisieren. Werden diese Unterlagen jedoch digitalisiert, besteht hingegen ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf die digitalisierten Unterlagen. Dies sollte bei einer Entscheidung über die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems berücksichtigt werden (siehe Anlage 2).

In Anlage erhalten Sie zur Information Ihrer Mitglieder die maßgeblichen Schreiben des Bundesministerums der Finanzen (BMF), welche die Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), sowie weitere Informationen zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung enthalten (Anlage 3).